Hướng dẫn nộp tờ khai thuế điện tử đầy đủ cho doanh nghiệp [ GTGT, TNCN, GNT ]

Nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế thu nhập cá nhân (TNCN) và giấy nộp tiền (GNT) trên Cổng dịch vụ công Quốc gia về Thuế là quy trình bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp. Trong bài viết này. Vonebuy cung cấp hướng dẫn chi tiết từng bước, từ đăng nhập hệ thống đến hoàn thành kê khai thuế điện tử, giúp doanh nghiệp tuân thủ đầy đủ nghĩa vụ thuế theo quy định pháp luật hiện hành.

Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế cần biết?

Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế là yếu tố quan trọng mà mỗi doanh nghiệp cần nắm rõ để tránh xử phạt. Luật Thuế quy định thời gian cụ thể tùy thuộc vào hình thức kê khai mà doanh nghiệp lựa chọn.

• • Khai theo tháng: Chậm nhất là ngày thứ 20 của tháng tiếp theo tháng phát sinh nghĩa vụ thuế
  • Khai theo quý: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của quý tiếp theo quý phát sinh nghĩa vụ thuế
  • Tính toán cụ thể: Nếu tháng 1 phát sinh thuế, doanh nghiệp phải nộp trước hết 20/2. Nếu quý I phát sinh thuế, phải nộp trước 30/4
  • Hậu quả nộp trễ: Nộp trễ sẽ bị phạt theo quy định của Bộ Tài chính, tính từ ngày hết hạn nộp

Để không bị xử phạt, doanh nghiệp nên lập kế hoạch nộp thuế ít nhất 5-7 ngày trước hạn cuối cùng. Điều này giúp dành thời gian xử lý các sự cố kỹ thuật có thể phát sinh khi nộp tờ khai điện tử trên hệ thống.

Các bước truy cập Cổng dịch vụ công Quốc gia về Thuế như thế nào?

Bước đầu tiên để nộp tờ khai thuế điện tử là truy cập Cổng dịch vụ công Quốc gia về Thuế. Hệ thống này được Tổng cục Thuế quản lý và cung cấp dịch vụ trực tuyến cho tất cả các đối tượng nộp thuế.

• • Địa chỉ trang web: https://dichvucong.gdt.gov.vn/
  • Cách truy cập: Mở trình duyệt web, nhập địa chỉ trên và chờ trang tải hoàn toàn
  • Tương thích thiết bị: Hỗ trợ truy cập từ máy tính, tablet và điện thoại thông minh
  • Yêu cầu hệ thống: Đảm bảo kết nối internet ổn định, tốc độ tối thiểu 2Mbps để tránh lỗi timeout
  • Trình duyệt khuyên dùng: Chrome, Firefox, Edge phiên bản mới nhất hoặc Internet Explorer 11+

Giao diện Cổng dịch vụ công được thiết kế thân thiện với người dùng. Phía bên trái có thanh menu chính, phía trên cùng là nút Đăng nhập. Doanh nghiệp lần đầu tiên truy cập có thể mất vài phút để làm quen với bố cục hệ thống.

Cách đăng nhập tài khoản thuế điện tử là gì?

Đăng nhập tài khoản thuế điện tử là bước bắt buộc để sử dụng các dịch vụ kê khai thuế trực tuyến. Mỗi doanh nghiệp được cấp một tài khoản duy nhất dùng để xác thực trên hệ thống.

• • Tìm nút Đăng nhập: Nhấp vào “Đăng nhập” ở góc trên bên phải của trang chủ
  • Chọn loại tài khoản: Chọn phương thức “Đăng nhập bằng tài khoản thuế điện tử”
  • Chọn loại hình: Chọn “Doanh nghiệp” trong danh sách loại hình kinh doanh
  • Nhập thông tin đăng nhập: Điền Mã số thuế (10 chữ số), Số CCCD đã được tích hợp thành MST hoặc Tên đăng nhập được cấp, rồi nhập Mật khẩu
  • Nhập mã xác thực: Gõ Mã kiểm tra (Captcha) hiển thị trên màn hình để xác nhận bạn là người thực
  • Nhấn Đăng nhập: Chờ hệ thống xác thực, thường mất 3-5 giây

Nếu đăng nhập không thành công, doanh nghiệp có thể sử dụng tính năng “Quên mật khẩu” để cấp lại. Tài khoản bị khóa sau 5 lần nhập sai mật khẩu liên tiếp. Để mở khóa, liên hệ với Bộ phận Hỗ trợ Chi cục Thuế hoặc gọi Hotline của Tổng cục Thuế.

Tìm kiếm thủ tục kê khai thuế trên hệ thống?

Sau khi đăng nhập thành công, doanh nghiệp cần tìm kiếm thủ tục kê khai phù hợp với loại thuế. Hệ thống Cổng dịch vụ công có tính năng tìm kiếm mạnh mẽ hỗ trợ tìm theo mã hoặc tên thủ tục.

• • Chọn mục Thủ tục hành chính: Sau khi đăng nhập, tìm và nhấp vào mục “Thủ tục hành chính” trên menu chính
  • Tìm kiếm thuế GTGT: Nhập mã thủ tục 1.007014 hoặc tên “Tờ khai 01/GTGT mẫu số 01/GTGT (TT80/2021)”
  • Tìm kiếm thuế TNCN khấu trừ: Nhập mã 2.002235 hoặc tên “Tờ khai 05/KK-TNCN” theo Thông tư 80/2021
  • Nhấn nút Tìm kiếm: Hệ thống sẽ trả về kết quả chính xác khớp với từ khóa tìm
  • Kiểm tra kết quả: Đảm bảo thủ tục hiển thị khớp với loại tờ khai cần nộp

Hệ thống hiển thị kết quả tìm kiếm dưới dạng danh sách. Mỗi kết quả cho thấy mã thủ tục, tên đầy đủ, và ngày cập nhật cuối cùng. Doanh nghiệp chọn thủ tục phù hợp rồi nhấp vào để xem chi tiết và thực hiện nộp hồ sơ.

Chọn hình thức nộp tờ khai như thế nào?

Cổng dịch vụ công hỗ trợ nhiều hình thức nộp tờ khai. Trong đó, hình thức nộp XML là phổ biến nhất vì cho phép doanh nghiệp nộp tệp được xuất từ phần mềm kế toán.

• • Nhấn nút Nộp hồ sơ: Trên giao diện thủ tục vừa chọn, tìm và nhấp vào nút “Nộp hồ sơ“
  • Chọn loại tờ khai: Hệ thống hiển thị danh sách các loại tờ khai (01/GTGT, 05/KK-TNCN, v.v.). Chọn loại phù hợp
  • Nhấn Tìm kiếm lần hai: Để hệ thống xác nhận loại tờ khai được chọn
  • Chọn hình thức nộp XML: Tại mục “Chọn hình thức nộp”, chọn “Nộp bằng XML” thay vì hình thức khác
  • Xác nhận lựa chọn: Nhấp tiếp tục để đi đến bước tải tệp

Hình thức nộp XML giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian vì không cần nhập từng dữ liệu vào hệ thống. Tệp XML được tạo tự động từ phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu chính xác và nhất quán.

Tải tệp XML và kiểm tra thông tin tờ khai?

Bước tải tệp là giai đoạn quan trọng. Doanh nghiệp cần chuẩn bị sẵn tệp XML tờ khai trước khi tải lên hệ thống.

• • Chuẩn bị tệp XML: Xuất tệp XML từ phần mềm kê khai thuế (như AccSoft, MISA, Kế toán ProSoft) trước
  • Kiểm tra định dạng: Đảm bảo tệp có đuôi .xml, kích thước dưới 10MB, không bị nén hoặc mã hóa
  • Nhấn nút Chọn tệp: Trên giao diện nộp tờ khai, tìm nút “Chọn tệp” để mở hộp thoại chọn tệp
  • Tải tệp lên: Điều hướng đến vị trí lưu tệp XML trên máy tính, chọn tệp, rồi nhấp mở
  • Chờ tệp tải xong: Hệ thộng hiển thị tên tệp khi tải thành công. Tiếp theo nhấp “View form XML”
  • Kiểm tra toàn bộ thông tin: Xem lại mọi dữ liệu trên tờ khai để đảm bảo không có lỗi

Bước kiểm tra XML là cơ hội cuối cùng để sửa chữa trước khi ký số. Doanh nghiệp nên dành ít nhất 5-10 phút để rà soát các mục quan trọng như tổng doanh thu, tổng thuế phải nộp, và thông tin người nộp.

Ký số điện tử và nộp tờ khai như thế nào?

Ký số điện tử là bước bắt buộc để xác thực tờ khai. Doanh nghiệp cần có thiết bị chữ ký số hoặc token để hoàn thành bước này.

• • Nhập mã xác thực Captcha: Nhập mã kiểm tra hiển thị để đảm bảo đó là người thực
  • Chuẩn bị thiết bị ký số: Cắm thiết bị token USB hoặc chữ ký số USB vào cổng máy tính
  • Nhấn nút Ký số điện tử: Hệ thống mở cửa sổ ký số, hiển thị danh sách chứng chỉ số khả dụng
  • Chọn chứng chỉ và nhập mật khẩu: Chọn chứng chỉ phù hợp, nhập mật khẩu của chứng chỉ số
  • Chờ ký thành công: Hệ thống báo “Ký thành công” khi chữ ký được ghi nhận
  • Nhấn nút Nộp tờ khai: Sau khi ký xong, nhấp nút “Nộp tờ khai” để gửi lên Tổng cục Thuế
  • Chờ thông báo hoàn tất: Màn hình hiển thị “Đã nộp thành công” khi nộp hoàn tất

Nếu gặp lỗi ký số, doanh nghiệp nên kiểm tra xem thiết bị token có kết nối đúng không. Cập nhật driver thiết bị ký số nếu cần. Nếu vẫn không thành công, liên hệ với nhà cung cấp chứng chỉ số hoặc Tổng cục Thuế để được hỗ trợ.

Tra cứu tình trạng tờ khai sau khi nộp?

Sau khi nộp thành công, doanh nghiệp nên kiểm tra tình trạng tờ khai trên hệ thống để đảm bảo được cơ quan thuế tiếp nhận đầy đủ.

• • Truy cập mục Tra cứu: Đăng nhập vào Cổng dịch vụ công, chọn mục “Tra cứu hồ sơ”
  • Chọn Tra cứu hồ sơ đã nộp: Tìm mục “Tra cứu hồ sơ đã nộp” trên menu
  • Chọn loại tờ khai: Chọn loại tờ khai (GTGT, TNCN) từ danh sách thả xuống
  • Chọn khoảng thời gian: Nhập ngày bắt đầu và ngày kết thúc để tìm tờ khai trong kỳ cụ thể
  • Xem kết quả: Hệ thống hiển thị danh sách tờ khai đã nộp với trạng thái từng tờ
  • Kiểm tra trạng thái Chờ chấp nhận: Nếu trạng thái là “Chờ chấp nhận”, tờ khai đã nộp thành công lên hệ thống

Trạng thái “Chờ chấp nhận” có nghĩa là tờ khai đã được hệ thống tiếp nhận nhưng chưa được cơ quan thuế xét duyệt. Đây là trạng thái bình thường. Doanh nghiệp có thể tiếp tục nộp các tờ khai kỳ sau mà không cần chờ kỳ trước được phê duyệt.

Cách lập Giấy nộp tiền tạm nộp trước?

Nếu doanh nghiệp cần nộp tiền trước khi tờ khai được cơ quan thuế chấp nhận hoàn toàn, có thể sử dụng Giấy nộp tiền (GNT) tạm nộp. Quy trình này cho phép doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ tài chính kịp thời.

• • Vào mục Dịch vụ khác: Từ trang chủ sau khi đăng nhập, chọn “Dịch vụ khác” trên menu chính
  • Chọn Nộp thuế: Tìm và nhấp vào “Nộp thuế” trong danh sách dịch vụ
  • Chọn Lập GNT: Chọn “Lập GNT” để bắt đầu tạo Giấy nộp tiền
  • Chọn ngân hàng nộp thuế: Chọn ngân hàng đã đăng ký với Tổng cục Thuế để nộp tiền
  • Chọn loại nghĩa vụ: Chọn “Tất cả” hoặc loại thuế cụ thể cần nộp
  • Chọn Tạm nộp: Chọn hình thức “Tạm nộp” nếu chưa có tờ khai chính thức

Tạm nộp thông qua GNT giúp doanh nghiệp không bị phạt nộp trễ. Số tiền tạm nộp sẽ được ghi nhận và điều chỉnh lại khi tờ khai chính thức được xử lý. Nếu nộp thừa, sẽ được hoàn lại hoặc điều chỉnh vào kỳ tiếp theo.

Khai báo thông tin Giấy nộp tiền chi tiết?

Lập GNT đòi hỏi khai báo chính xác nhiều thông tin. Doanh nghiệp cần điền đầy đủ các mục để tránh lỗi nộp tiền.

• • Chọn tài khoản trích nộp: Lựa chọn tài khoản ngân sách hoặc tài khoản chuyên dùng để trích nộp tiền
  • Chọn Cơ quan quản lý thu: Chọn Thuế cơ sở hoặc Thuế tỉnh/ thành phố nơi doanh nghiệp đăng ký
  • Hệ thống tự nhảy thông tin: Sau khi chọn CQT, xã/phường, cơ quan quản lý thu tự động xuất hiện
  • Chọn ngân hàng ủy nhiệm thu: Tại mục “Mở tại NHTM ủy nhiệm thu”, chọn ngân hàng trùng với ngân hàng của doanh nghiệp nếu có
  • Chọn tờ khai liên quan: Chọn tờ khai cụ thể (01/GTGT, 05/KK-TNCN) để gắn nộp tiền với kỳ tính thuế
  • Chọn kỳ tính thuế: Chọn tháng hoặc quý cần nộp tiền tương ứng với tờ khai

Thông tin chọn sai sẽ dẫn đến tiền nộp nhầm tệp kho bạc. Điều này gây phức tạp khi điều chỉnh sau này. Doanh nghiệp cần so sánh cẩn thận với GNT kỳ trước để đảm bảo thông tin nhất quán.

Điền số tiền nộp và mã chương là gì?

Phần khai báo khoản tiền và mã chương là bước cuối cùng của lập GNT. Đây là nơi xác định chính xác số tiền và nội dung kinh tế của khoản nộp.

• • Chọn nội dung khoản nộp: Chọn nội dung khoản nộp từ danh sách (ví dụ: “Thuế giá trị gia tăng”)
  • Điền số tiền cần nộp: Nhập số tiền cần nộp theo đơn vị đồng Việt Nam
  • Mã chương tự động đề xuất: Hệ thống sẽ tự động đề xuất Mã chương (mã ngân sách) phù hợp
  • Mã nội dung kinh tế (NDKT): Hệ thống cũng tự động đề xuất mã NDKT theo nội dung nộp
  • Đối chiếu với GNT trước: So sánh Mã chương và Mã NDKT với các GNT kỳ trước để xác nhận tính chính xác
  • Chỉnh sửa nếu cần: Nếu có sai sót, có thể sửa trước khi ký số và nộp

Mã chương và mã NDKT là các mã được quy định bởi Bộ Tài chính để phân loại nguồn thu và nội dung sử dụng ngân sách. Sai mã sẽ dẫn đến tiền nộp vào sai tệp kho bạc, gây khó xử lý kế toán sau này.

Ký số điện tử GNT và nộp tiền vào Ngân sách?

Bước cuối cùng là ký số điện tử và nộp GNT để hoàn tất lệnh nộp tiền vào Ngân sách Nhà nước. Quá trình này tương tự như ký số tờ khai.

• • Kiểm tra toàn bộ GNT: Nhấn “Hoàn thành” để xem lại tất cả thông tin GNT đã lập
  • Xác nhận dữ liệu: Đọc kỹ từng mục: số tiền, mã chương, mã NDKT, ngân hàng, tài khoản
  • Chuẩn bị thiết bị ký số: Cắm token hoặc thiết bị ký số USB vào máy tính
  • Nhấn Ký và nộp: Tìm nút “Ký và nộp” để bắt đầu ký số GNT
  • Chọn chứng chỉ số: Hệ thống mở cửa sổ ký số, chọn chứng chỉ cần sử dụng
  • Nhập mật khẩu chứng chỉ: Nhập mật khẩu của chứng chỉ số để hoàn thành ký số
  • Chờ ký thành công: Hệ thống báo “Ký thành công” và GNT được nộp vào Ngân sách

Sau khi nộp thành công, doanh nghiệp sẽ nhận được biên lai số hoặc mã tham chiếu giao dịch. Cần lưu lại mã này để tra cứu trạng thái giao dịch sau này. Bình thường, tiền nộp sẽ được kho bạc ghi nhận trong vòng 24-48 giờ.

Tra cứu trạng thái GNT vừa lập?

Để xác nhận kết quả giao dịch nộp tiền, doanh nghiệp nên thường xuyên tra cứu trạng thái GNT. Hệ thống cung cấp tính năng tra cứu riêng để theo dõi từng bước xử lý.

• • Vào mục Tra cứu GNT: Từ menu chính, chọn “Tra cứu GNT” hoặc “Tra cứu giao dịch nộp tiền”
  • Chọn loại GNT: Chọn loại GNT (Tạm nộp hoặc Nộp chính) cần tra cứu
  • Nhập tiêu chí tìm kiếm: Có thể tìm theo ngày lập, mã GNT hoặc khoảng thời gian
  • Xem danh sách GNT: Hệ thống hiển thị danh sách GNT với trạng thái từng bản
  • Trạng thái Đã nộp: GNT đã được nộp sang ngân hàng, chờ xử lý
  • Trạng thái Chờ xử lý: Ngân hàng đang xử lý, tiền đang trong quá trình ghi nhận
  • Trạng thái Thành công: Kho bạc đã ghi nhận tiền, GNT hoàn tất xử lý

Nếu GNT ở trạng thái “Đã nộp” hoặc “Chờ xử lý” hơn 48 giờ mà vẫn không chuyển sang “Thành công”, doanh nghiệp nên liên hệ với ngân hàng hoặc Tổng cục Thuế để kiểm tra. Có thể xảy ra lỗi kỹ thuật hoặc thông tin GNT chưa khớp với sổ cái kho bạc.

Các sai lầm thường gặp khi nộp tờ khai điện tử?

Doanh nghiệp thường gặp phải một số lỗi phổ biến khi nộp tờ khai. Biết được các lỗi này giúp tránh tình trạng nộp lại hoặc bị phạt.

• • Nộp trễ hạn: Quên lịch nộp hoặc chủ quan dẫn đến nộp sau ngày 20 tháng sau hoặc cuối tháng đầu quý sau
  • Dữ liệu tờ khai sai: Nhập số liệu không khớp với sổ cái kế toán hoặc tính toán sai thuế phải nộp
  • Tệp XML lỗi: Tệp XML bị hỏng, không đúng định dạng hoặc xuất từ phần mềm lỗi thời
  • Ký số thất bại: Quên cắm token, mất mật khẩu chứng chỉ hoặc chứng chỉ hết hạn hiệu lực
  • Chọn sai Cơ quan quản lý thu: Nộp cho Thuế tỉnh khác thay vì nơi đăng ký kinh doanh
  • Mã chương sai: Chọn mã chương không phù hợp với loại thuế gây khó khăn khi điều chỉnh
  • Thông tin GNT không khớp: Số tiền, ngân hàng hoặc tài khoản không đúng với hồ sơ đăng ký

Để tránh các lỗi trên, doanh nghiệp nên lập danh sách kiểm tra trước khi nộp. Nên nộp trước ít nhất 1 tuần để có thời gian xử lý sự cố. Nếu phát hiện lỗi sau khi nộp, cần nộp tờ khai điều chỉnh hoặc GNT bổ sung kịp thời.

Các câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp nộp tờ khai tháng và quý cùng lúc được không?

Không, doanh nghiệp chỉ được chọn một trong hai hình thức: nộp theo tháng hoặc theo quý. Nếu nộp theo tháng, phải nộp 12 lần/năm. Nếu nộp theo quý, chỉ nộp 4 lần/năm. Lựa chọn này phải nhất quán suốt năm tài chính.

Tờ khai bị từ chối là do lý do gì?

Từ chối thường do dữ liệu sai, thiếu chữ ký số, tệp XML lỗi hoặc chứng chỉ số hết hạn. Doanh nghiệp cần đọc kỹ thông báo từ hệ thống để xác định lỗi, sửa chữa, rồi nộp lại tờ khai điều chỉnh.

Nộp trễ hạn bị phạt bao nhiêu?

Mức phạt nộp trễ theo Luật Thuế là 0,5% tổng thuế phải nộp, tính cho mỗi ngày trễ. Ví dụ, nộp trễ 10 ngày sẽ bị phạt 5% tổng thuế. Mức phạt tối đa không quá 20% tổng số thuế.

Token hoặc chứng chỉ số hết hạn thì làm sao?

Cần liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ chứng chỉ số (VeriSign, CertPlus, Vnpt CA, v.v.) để gia hạn hoặc cấp chứng chỉ mới. Quá trình này mất từ 3-7 ngày. Doanh nghiệp nên gia hạn trước khi hết hạn để tránh không thể ký số lúc cần nộp.

Nộp thừa tiền thuế thì hoàn lại được không?

Có, nộp thừa tiền thuế sẽ được hoàn lại hoặc điều chỉnh sang kỳ tiếp theo. Doanh nghiệp cần liên hệ Chi cục Thuế nơi đăng ký để yêu cầu hoàn tiền hoặc cấp Giấy chứng thực hoàn thuế.

Phần mềm kê khai thuế nào được Tổng cục Thuế công nhận?

Tổng cục Thuế công nhận các phần mềm kê khai như AccSoft, MISA, Kế toán ProSoft, ERP, Wisdom, v.v. Khi xuất tệp XML từ những phần mềm này, hệ thống Cổng dịch vụ công sẽ chấp nhận. Nên cập nhật phần mềm lên phiên bản mới nhất để đảm bảo tương thích.

Vonebuy

Xin chào, tôi là Nghĩa Võ: tốt nghiệp chuyên ngành phần cứng máy tính, là một blogger đam mê phần cứng PC và công việc hiện tại là kinh doanh và là nhà sáng lập của vonebuy 👉 Xem thêm các bài viết chuyên sâu về phần cứng PC tại Ohhmua.com.